전산회계 실기시험을 치르거나 기업 장부를 작성할 때 전표상 '거래처 코드'를 어디까지 입력해야 하는지를 두고 혼선이 잦다. 시험에서는 채권·채무가 아닌 계정에 거래처를 적어도 감점되지 않는다. 다만 기업 실무에서 퇴직금 미지급금 등에 거래처를 누락하면 14일 이내 금품청산 증빙을 놓쳐 형사처벌과 연 20% 지연이자 부담으로 이어질 수 있다.
한국세무사회가 주관하는 국가공인 전산세무회계 시험 채점 기준을 보면, 일반전표 입력 시 외상매출금·받을어음·미수금 등 채권 계정과 외상매입금·지급어음·미지급금 등 채무 계정은 거래처 코드를 필수로 입력해야 한다. 필수 대상 계정에서 거래처를 누락하면 감점 처리된다. 반면 퇴직연금 관련 계정인 '퇴직급여'나 '퇴직연금운용자산' 등 필수 대상이 아닌 계정에 거래처를 기재하거나 생략하는 것은 감점 대상이 아니다.
정성훈 공인회계사(지수회계법인)는 "시험에서는 외상매출금·받을어음·미수금 등 채권과 외상매입금·지급어음·미지급금 등 채무 계정만 필수 입력 대상"이라며 "그 외 계정과목은 거래처를 입력하지 않거나 삭제해도 채점에 영향을 주지 않는다"고 설명했다.
이하진 대전·세종지방중소벤처기업청 비즈니스지원단 전문위원은 거래처 입력의 본질을 회계 투명성과 자산 관리로 짚었다. 이 전문위원은 "회계에서 거래처를 입력하는 이유는 단순히 장부를 예쁘게 적기 위해서가 아니라 회계의 투명성을 유지하고 자산을 정확하게 관리하기 위한 필수 절차"라며 "외상매출금이나 미지급금 등에 거래처 코드를 입력하지 않으면 총액은 알아도 세부 내역을 알 수 없어 나중에 돈을 회수하거나 갚을 때 혼란이 생긴다"고 강조했다. 금융기관별 잔액 증명이나 카드사별 미지급금 정산을 위해 거래처 관리가 불가피하다는 취지다.
이 같은 회계 처리는 기업 법무와 노무 관리에서도 핵심 증빙으로 작동한다. 근로기준법 제36조는 근로자가 퇴직한 경우 지급 사유가 발생한 때부터 14일 이내에 임금과 퇴직금 등 일체의 금품을 청산하도록 규정한다. 이를 위반하면 같은 법 제109조에 따라 3년 이하의 징역 또는 3,000만 원 이하의 벌금에 처해진다. 지급이 지연된 금품에는 근로기준법 제37조 및 시행령 제17조에 따라 연 20%의 지연이자가 붙는다.
기업이 퇴직금을 산정하고도 즉시 지급하지 못해 '미지급금'으로 계상할 때, 퇴직 근로자별 거래처 코드를 분리해 기록하지 않으면 금품청산 기한 준수 여부와 개별 정산 시점을 입증하기 어려워진다. 확정기여형(DC) 퇴직연금의 경우 근로자퇴직급여 보장법 제20조에 따라 연간 임금총액의 12분의 1 이상을 정기 납입해야 하며, 기일 내에 내지 않으면 지연이자가 부과되므로 금융기관별 납입 관리가 필수적이다.
상법 제29조와 법인세법 제112조 역시 모든 과세연도 거래에서 자산·부채·자본의 증감과 수지를 파악할 수 있도록 복식부기 장부를 기록하고 보관하도록 정하고 있다. 시험 준비생은 불필요한 입력 시간을 줄이되 채권·채무 계정 입력을 빠뜨리지 않아야 하고, 기업 실무자는 사후 법적 분쟁과 가산이자 부담을 막기 위해 거래처별 잔액을 철저히 대조해야 한다.
